¿Qué es un evento, y por qué es un alivio contratar a un Organizador de Eventos?

¡Hola a tod@s, y bienvenidos a otra entrada del Blog!

A partir ahora, voy a subir una entrada al Blog el segundo lunes de cada mes (a no ser que sea fiesta, que en ese caso la subiré el día siguiente), en la que os voy a ir contando cositas chulas e interesantes sobre los eventos (en general), sobre la figura del Organizador de Eventos, y sobre mis trabajos.

Hoy, quiero contaros el principio de todo esto: qué es un evento, qué hace un organizador de eventos, porqué es un alivio contratarnos, y las diversas habilidades que tenemos que tener los organizadores de eventos.

Y por ser el mes que abro el Blog, tengo una gran ¡¡SORPRESA!!

Y es que el martes que viene, el martes 13 (el segundo lunes de este mes, justo cae en fiesta), subiré otra entrada al Blog, que será muy interesante... ¡Así que estar atent@s! 👀

Bastante gente me pregunta que es lo que hacemos, cuales son nuestras funciones (no tienen porque saberlo). La gente en general no sabe que es lo que hacemos realmente, hasta que no nos ponemos a trabajar con ellos.

Por eso, quería dejar esto claro lo primero de todo, para que podáis partir de una buena base, así que, ¡allá vamos!

PD: ¡al final del texto tenéis una sorpresita muy chula que os va a ayudar mucho con el tema de la organización!

Un EVENTO es una reunión de un grupo de personas, para celebrar un acontecimiento importante, normalmente con actividades y comidas, en un lugar y fecha determinados. 

Hay muchísimos tipos de eventos: sociales, empresariales, corporativos, culturales, deportivos, etc (los tipos de eventos y características de cada uno, ya os lo iré contando más adelante, que da para bastantes temas más, creedme).

Cada evento tiene que ser personalizado, ya que no es lo mismo un evento de cumpleaños, que un evento de empresa, por ejemplo.

Y por esto mismo aparece la figura del Organizador de Eventos:

El ORGANIZADOR DE EVENTOS es la persona que planifica la logística del evento.

Sabe perfectamente como gestionar los distintos tipos de eventos, con las diferentes características de cada uno.

Uno de los motivos por los que se recurre a la figura de un organizador, es el ahorro de tiempo, esfuerzo y trabajo a la hora de preparar todo:

Organizamos, supervisamos y coordinamos los recursos humanos, técnicos y económicos, para que todo salga bien, y con éxito.

Y todo esto se hace durante la ''preproducción'' del evento, que se llama, además del mismo día.

Siempre nos tendremos que ceñir al presupuesto previamente establecido con el cliente (y lo haremos en una o varias reuniones, para aclarar cómo quiere que sea el evento: que tipo de evento, decoración, lugar, fecha, invitados, etc., aquí hay muchíiiiiiiisimas cosas que hablar).

Negociamos también los servicios y precios con los proveedores que nos van a ayudar.

Parece que no, pero hay que pensar en muchas cosas, y siendo un particular, tienes que llamar a un montón de proveedores para ver quien te hace el mejor precio, y con eso ir decidiendo tu mism@ (si no quieres pasarte de presupuesto, claro).

Para ser un buen organizador, tenemos que tener una mente bien organizada, centrada y realista, para poder ceñirnos a las posibilidades económicas y logísticas disponibles; pero también creativa e imaginativa, porque si surge algún problema durante el mismo, tenemos que ser capaces de resolverlo cuanto antes (y no de forma cutre, claro, tenemos que ser profesionales, como es lógico).

Algo importante, también, que tenemos que tener, es comunicación y empatía con el cliente.

Tenemos que dar un servicio personalizado, y saber comunicarnos bien con esa persona, porque no todo el mundo es capaz de describir lo que quiere (y no tiene porque hacerlo), o no todo el mundo tiene las cosas claras (y no tienen porque tenerlas), por lo que el organizador tiene que adaptarse a cada cliente, y conseguir saber que es lo que quiere, ayudándole en todo lo que necesite.

En resumen, los organizadores de eventos tenemos que tener algunas cualidades como:

- Dotes de mando y capacidad de organización.

- Habilidad comercial con diversos tipos de proveedores.

- Creatividad, originalidad y realismo.

- Comunicación y empatía con el cliente.

Y ahora..... para terminar, ¡¡OTRA SORPRESA!!, os dejo aquí abajo un SÚPER TIP que utilizo para poder organizarme mejor en el tiempo:

En mi caso, lo primero que hago cuando organizo un evento es hacerme un listado de todo lo que necesito de cara al mismo, y luego, para poder tenerlo todo más claro y visual, me preparo un Diagrama de Gantt (es una gráfica para exponer el tiempo previsto de cada tarea pendiente, a lo largo de un periodo determinado, que en este caso es la fecha del evento).

Podéis hacer el modelo del Diagrama vosotr@s mism@s con un excel, o podéis descargaros una plantilla de Internet.

Espero que os haya quedado todo muy claro, y que os guste saber cositas como estas.

Podéis dejarme un comentario en el Blog.

De todas formas, podéis encontrarme en mi instagram @paula.garnet, o siempre podéis mandarme un email a paulagarnet3@gmail.com preguntándome cualquier cosa que necesitéis, o cualquier duda que tengáis, que yo os contestaré encantada.

💕 ¡¡Nos vemos la semana que viene!!  💕