Cómo organizar tu evento: logística

¡Hola a tod@s, y bienvenid@s a la entrada del Blog de Noviembre!

Ya se nota bastante más el frío, y los chocolates calientes van en aumento (esto si que me gusta). ⛄

He de deciros que yo soy muy casera, y a mi el plan de peli, manta y un chocolate caliente, me puede...

Aunque yo creo que lo mejor de todo es cuando empiezas a ver todas las películas de Harry Potter cuando empieza el frío de verdad.

Pero bueno, no se hable más, voy al tajo.

Hoy os voy a contar la logística de como organizar un evento, que es a lo que habéis venido a leer, básicamente.

Para empezar, la logística está definida por la RAE como ''El conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio'' en este caso, un evento.

Con la logística lo que conseguimos es reunir los medios necesarios para llevar a cabo nuestro evento.

Como todo en la vida, esto también tiene unos pasos a seguir, para poder organizarnos nosotros mejor, y así conseguir lo que queremos.

Deciros que todo evento tiene tres partes: pre-evento, evento, y post-evento.

Es más fácil de lo que parece, pero hay que ponerse a ello y no agobiarse.


1. PRE-EVENTO:


LO PRIMERO de todo es crearnos nuestros OBJETIVOS:

- ¿Por qué quiero crear este evento?

- ¿Qué es lo que quiero conseguir con él?

- ¿Qué quiero transmitir?

- ¿A quién me quiero dirigir?

- ¿Tengo recursos para llevarlo a cabo?

- ¿Cómo lo voy a hacer?


A partir de aquí, todo será más fácil, porque teniendo la base clara, lo haremos de una forma u otra.

Un ejemplo muy básico, y que nos puede servir es: ¿a quién me dirijo? Pues no es lo mismo dirigirte a personas de 20 años que a las de 40, los contenidos del evento, o la decoración, por ejemplo, pueden variar mucho de un tipo de evento a otro...


LO SEGUNDO que tenemos que tener claro es LA FECHA DEL EVENTO, esto lo tenéis que poner en el calendario en rojo, con círculos, y si tenéis, con flechas de luces también.

Porque todo lo haremos con unos tiempos específicos, pero sobre todo, unos tiempos muy importantes. El evento tiene que estar ese día organizado, SI O SI.

Pero claro, elegir la fecha de un evento no es tan fácil, todo tiene que salir bien, y como es lógico, queremos que venga todo el mundo. Así que tendremos que abrir el calendario anual para poder ver:

- La época del año: No es lo mismo organizar un evento en verano, al aire libre, de noche, en una terracita, con luces, velas... ¡que hacer esto mismo en invierno!

- Los festivos: Como queremos que todo el mundo venga a nuestro evento, no pongamos una fecha en medio de un puente... Por ejemplo.


LO TERCERO que tenemos que pensar, (y muy bien además) es en la LOCALIZACIÓN.

El lugar donde vas a llevar a cabo tu evento es MUY MUY importante. Es el sitio donde lo vas a desarrollar, es el lugar donde vas a llevar a tus invitados, el lugar que decorarás, y el lugar donde harás las actividades que tengas preparadas en tu programa.

Aquí tenemos que pensar bastantes cosas, pero no pasa nada, ¡que juntos podremos con ello!


EL AFORO:

¿Cuántos invitados van a venir? No podemos buscar un sitio grande, donde vengan muy pocos invitados; y no podemos buscar un sitio pequeño donde vengan demasiados.

Haz una lista de todos tus invitados para tener esto más visual, ayuda bastante.


UBICACIÓN, ACCESIBILIDAD Y DESPLAZAMIENTO:

Tienes que pensar en los invitados. Si se tienen que desplazar, tendrás que buscar un sitio accesible: céntrico para el transporte público, o donde puedan dejar fácilmente su coche sin tener que estar una hora de reloj buscando sitio...

Y si se tienen que desplazar, tendrás que tener en cuenta los precios de los billetes y alojamiento donde se puedan quedar.


TÉCNICA:

Si estás pensando en que un grupo de música toque en tu evento, contratar un DJ, o poner un proyector (entre otras muchas cosas que puedes hacer), tendrás que ver la técnica que necesitas: iluminación, sonido, enchufes, etc.

Ve a la localización tantas veces como necesites, habla con las personas a las que les alquiles el local para que te expliquen que es lo que quieres y como puedes hacerlo, te será mucho más sencillo siempre.

PD: En las salas de conciertos, por ejemplo, tienen un ''Rider Técnico'', que se llama. Esto es un documento donde se detallan las necesidades técnicas que ellos te ofrecen para dicha sala.


DECORACIÓN:

Ve al local otra vez, pero ahora para fijarte mejor en cómo lo vas a decorar, aunque sea si solo vas a poner en un roll up tu nombre...


LO CUARTO que habrá que hacer, es un CALENDARIO DE TRABAJO (esto abarca varias cosas, no solo un calendario como tal, ¡así que allá vamos!).

Ahora que sabemos qué es lo que necesitamos, y cómo lo vamos a hacer, hay que organizar la ''mesa de trabajo''.

Ábrete un excel, dibújalo en la pared de tu habitación, o haz lo que sea, pero sin el calendario no vas a ningún sitio.

Quédate en la cabeza con: ''TIEMPOS'' y ''PLAZOS'', porque hay que cumplirlos.

Así que:

1. Haz una lista con absolutamente todo lo que hayas visto que necesitas (yo normalmente me hago también un plano de la localización para tener más visual donde voy a poner cada cosa, por ejemplo, una mesa de comida, los músicos, los invitados, la zona de descanso... todo esto son ejemplos, pero así os hacéis mejor una idea).

Además de esto, haz un presupuesto.

2. Enuméralos por orden de importancia.

3. Enuméralos para saber las cosas que tardarás menos en conseguir, y las cosas que te llevarán más tiempo.


Ahora que ya tienes hecho esto, lo siguiente es hacer un ''TIMING'', que es un documento donde tendrás que poner los horarios de tu evento, y las horas de cada actividad que vayas a hacer ese día (llegadas y salidas de todos tus proveedores, llegadas y salidas de tus invitados, hora del concierto, hora de la cena... lo que sea que tenga un horario y un espacio en tu evento, lo pones).

Esto es muy fácil, dos columnas con todos los cuadrantes que quieras: en la columna izquierda los horarios; y en la columna derecha la actividad. Ya está.


Ahora solo te quedan los tiempos y los plazos que te has marcado, así que ponte a conseguir todo en lo que has estado trabajando tanto.



2. EVENTO:

¡Llegó el gran día! ¡El día de los nervios por este gran acontecimiento esperado! (no os pongáis nerviosos, por favor os lo pido, que todo va a salir bien).

Aquí lo que hay que hacer es el montaje. Si tenías planeado hacer el montaje un día antes del evento, PERFECTO, y si lo vas a hacer durante todo el día para hacer el evento por la noche, TAMBIÉN PERFECTO. Es cuestión de organizarse.

El montaje consiste en montar tu evento. En pegarte la paliza padre para poder ponerlo todo bonito, en hacer tus ensayos, los ensayos de la técnica... preparar todo para el comienzo, vaya.

Y, por supuesto, disfrutar (pero esto mientras sigues tu timing al pie de la letra, claro, que para algo lo hemos hecho).


3. POST-EVENTO

Esta es la parte más ''tranquila''. La parte donde ya te relajas de todo el resacón de emociones y sentimientos encontrados, que consiste en hacer un seguimiento y evaluación del evento.

Además de recogerlo todo, despedirte de tus invitados y proveedores, y dar las gracias a todo el mundo, por supuesto.

En cuanto al seguimiento, si lo has promocionado antes, lo que puedes hacer es mirar el impacto que hayas tenido en las redes sociales, también puedes subir tus fotos y vídeos, ver si ha habido un feedback por parte de tus invitados...

Yo haría una evaluación completa: ¿Cómo ha ido el evento? ¿Le ha gustado a la gente? ¿Cuánta gente ha ido al evento sobre la que habías invitado? ¿Ha salido como habías planeado? ¿Has conseguido llevar a cabo el timing?

Puedes incluso hacer alguna encuesta a la gente para conocer otros puntos de vista, enviarles un agradecimiento personalizado... Yo os doy ideas chulas que os pueden servir.

¡Y chequea que los pagos a los proveedores están todos bien y finiquitados!



Madre mía, hasta escribiendo todo esto me he puesto igual que cuando organizo un evento, ¡que estrés más bueno para el cuerpo!

Espero que os haya quedado todo muy claro, y que os guste saber cositas como estas.

Podéis dejarme los comentarios que queráis en el Blog.

De todas formas, podéis encontrarme en mi instagram @paula.garnet, o siempre podéis mandarme un email a paulagarnet3@gmail.com preguntándome cualquier cosa que necesitéis, o cualquier duda que tengáis, que yo os contestaré encantada y lo más rápido que pueda.


💕 ¡¡Nos vemos en Diciembre!! 💕




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